Nie mehr verzögerte oder abgebrochene Projekte!

Okay, das können wir nicht garantieren. Aber wir können Ihnen ein paar wichtige Ansätze aufzeigen, wie das Risiko vermindert werden kann.

Verzögerte und vorzeitig abgebrochene Projekte kosten Geld, binden Ressourcen und können frustrierte Projektmitarbeitende, Mitarbeitende und Kunden hinterlassen. Überlegen Sie kurz, was Sie sonst mit diesen Ressourcen in dieser Zeit hätten erreichen können und wieviel Zeit draufging für die Aufarbeitung, wieso das Projekt kein Erfolg war und bis die Betroffenen alles verarbeitet hatten.

Bevor wir uns möglichen Lösungen zuwenden, wollen wir uns der Problemstellung «Projektverzögerung» widmen.

Projektverzögerung und das damit verbundene Umplanen von Projekten kommt viel häufiger vor als ein Projektabbruch. Ein Projektabbruch ist eine einmalige Sache und kann auch je nach Vorgeschichte bei den Beteiligten Erleichterung auslösen.

Verzögerungen, und damit ein längere Projektdauer, sind ein häufig anzutreffendes Problem

• da interne Ressourcen länger an das entsprechende Projekt gebunden sind
• da externen Ressourcen länger beschäftigt werden müssen, was zu höheren Kosten oder Nicht-Verfügbarkeit der Experten führen kann
• da zusätzliche Aufwände für die Projektplanung und allfällige Umplanung anderer Projekte anfallen. Dies führt oft zu einer Anpassung der Prioritäten aufgrund knapper Ressourcen
• da bei einer Verschiebung (Unterbruch) von Projekten zusätzliche Aufwände entstehen für das Niederschreiben und Dokumentieren des aktuellen Status und das erneute Einarbeiten bei Wiederaufnahme
• da die monetären Aspekte des Business Cases sich mit Zeitüberschreitungen und höheren Projektkosten verändern. Die Kosten steigen, der Nutzen wird später realisiert und der ROI fällt dadurch tiefer aus
• wenn es sich beim Projekt um die Behebung einer Einschränkung /Problem oder Optimierung handelt und somit die Einschränkung/Problem länger bestehen bleibt
• wenn es sich um ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung handelt und der Markteintritt sich dadurch verzögert

Die Liste ist nicht abschliessend und wie anfangs erwähnt gibt es viele Gründe, welche zu Projektverzögerungen und den damit verbundenen zusätzlichen Aufwänden führen können. Schlechte Planung oder Selbstverschulden sollten aber nicht zu diesen Gründen gehören

Nachfolgend 5 Tipps, welche Sie sicher schon kennen

• Passen Sie die Anzahl der Projekte, welche Sie parallel am Laufen haben, den zur Verfügung stehenden Ressourcen an
• Planen Sie nicht zu optimistisch, sondern realistisch. Salamitaktik kommt normalerweise nicht gut an. Seien Sie ehrlich zu sich selbst und zum Auftraggeber. Wenn Sie das Projekt nur durchführen können, wenn der Business Case und die Projektplanung geschönt wurden, lassen Sie es lieber sein
• Starten Sie keine Projekte, für welche Sie nicht vorgängig einen Business Case erstellt haben und ein klarer Nutzen erkennbar ist. Das Erstellen eines Business Cases ist keine grosse Sache, es braucht ein wenig Übung. Wenn man sich schon intensiv mit der Materie auseinandergesetzt hat, schafft man das in weniger als einem halben Tag
• Stellen Sie vor Projektstart sicher, dass alle notwendigen Ressourcen (HW, SW, interne und externe Mitarbeitende) zur Verfügung stehen
• Setzen Sie die Prioritäten und erledigen Sie die Projekte, welche dem errechneten Nutzen entsprechen und nicht nach persönlichen Präferenzen
• Get Things done! Erledigen Sie Ihre Projekte und zeigen Sie, dass Sie nicht nur reden, sondern auch liefern können

Und jetzt, wie weiter

Probieren Sie mal etwas Neues. Wechseln Sie für Ihre Projekte in den Taskforce Modus, anstatt die Projekt zusätzlich zu den täglichen Aufgaben erledigen zu wollen.

Stellen Sie Ihre Mitarbeitenden für das Projekt frei. Entlasten Sie diese von ihren normalen Arbeiten und stellen Sie somit sicher, dass auch andere Mitarbeitende deren anspruchsvolle Aufgaben erledigen können. Dies führt zu zufriedenen Mitarbeitenden und gleichzeitig habe Sie damit auch die Stellvertretung sichergestellt.

Blockieren Sie die Zeit der Mitarbeiter ausschliesslich für dieses Projekt und auch die Ressourcen der externen Provider.

Wählen Sie ein agiles Vorgehen mit klaren Etappenzielen. Setzen Sie das Projekt schnellst möglich um. Organisieren Sie Ihr Projekt in Sprints: Definieren Sie Ihre 14-täglichen Etappenziele. 

Haben Sie keine internen Mitarbeitende, welche Vollzeit abgestellt werden können, entscheiden Sie sich trotzdem für einen agilen Ansatz. assen Sie die Etappenziele von Ihren Mitarbeitenden 14-täglich abnehmen/testen/kontrollieren. Die Vorteile überwiegen.

Involvieren Sie Ihre Mitarbeitenden vor allem in die zukunftsorientierten Projekte, welche spannend sind. Damit erarbeiten diese das für die Zukunft notwendige Fachwissen und zeichnen Sie darüber hinaus als progressiven, coolen Arbeitgeber aus.

Projekte mit tiefem Lerneffekt/Aufräumarbeiten/etc. delegieren Sie an Dienstleister mit den entsprechenden Qualifikationen.

Wenn Sie Fragen haben und/oder Unterstützung benötigen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.