Nicht ohne einen Business Case

Was ist ein Business Case?

Vereinfacht ist ein Business Case eine Übersicht des Nutzens, der Kosten und der Risiken eines Vorhabens. Bevor ich ein Vorhaben umsetze, überlege ich mir, was ich mit dem Vorhaben erreichen will und welchen Nutzen/Vorteil ich mir davon verspreche. Welchen Aufwand (Zeit, Geld, Material, etc.) kostet es mich und welches Risiko gehe ich ein. Beim Risiko sollte man nicht nur ein mögliches Scheitern in Betracht ziehen: Welche Konsequenzen hat es, wenn ich den notwendigen Nutzen nicht realisieren kann? Was sind die Opportunitätskosten, wenn ich das Vorhaben gar nicht starte?

Wieso Business Cases?

Bevor wir Geld ausgeben und Zeit investieren, möchten die meistens von uns verstehen, wofür wir Zeit und Geld investieren und was wir dafür bekommen.

Was ist unser Nutzen. Ein Business Case sollte auf jeden Fall für jedes konkrete Projekt erstellt werden. Hilfreich ist bereits die Skizzierung eines Business Cases bei der Entwicklung der Projektidee. Das Erstellen eines Business Cases führt automatisch dazu, sich vertieft mit dem Thema zu befassen. Wie Sie also auch eine Nutzenanalyse für die Anschaffung neuer Maschinen vornehmen, ist es sinnvoll, einen Business Case für ein neues IT-Tool zu erstellen oder die Akquisition einer Firma (inkl. Integration).

Der Business Case dient als Entscheidungsgrundlage und verlangt daher auch Betrachtungen aus Sicht der verschiedenen Stakeholder. Das Einnehmen von anderen Standpunkten führt zum Erkennen von zusätzlichen und/oder verändertem Nutzen, Kosten und Risiken und somit auch zu einer gesamtheitlicheren Betrachtung.

Das Erstellen des Business Cases gleicht einem Entwicklungsprozess. Die Idee und das Projekt werden somit konstant weiterentwickelt und bereits gewonnene Erkenntnis immer wieder in Frage stellt. Dieser iterative Prozess führt, wenn zeitlich terminiert, zu einer optimalen Entscheidungsgrundlage.  Die erfolgreiche Umsetzung hängt stark mit einem guten Business Case, einer wirkungsvollen Projektplanung und dem Projektmanagement zusammen.  Wir von C-Advisory sind Fan davon, wenn Mitarbeitende früh in diese Projektzyklen eingebunden werden. Deren Mitwirkung fördert das Verantwortungsbewusstsein, die fachliche Entwicklung und die Akzeptanz von Veränderungen.

Wieso keine Business Cases?

Man kann alles übertreiben. Aber eigentlich erstellen wir den ganzen Tag kleine Business Cases, wenn wir vor Entscheidungen und Vorhaben stehen: Wir überlegen kurz, was ich machen will und wieso, wieso gerade jetzt, was ist der Aufwand und was passiert, wenn ich es nicht machen. Das passiert automatisch. Sie stellen beispielsweise fest, dass Ihr Kühlschrank ist leer. Was und wieso: Der Kühlschrank wieder aufzufüllen, damit ich etwas zum Essen zuhause haben und nicht auswärts gehen muss. Wieso gerade jetzt: Die Geschäfte haben offen, ich habe Zeit, aber eventuell später hat es weniger Leute im Laden, es gibt gerade jetzt Aktionen, etc. Was ist der Aufwand: Zeit, Fahrkosten und die Kosten für den Einkauf. Was ist das Risiko, wenn ich nicht Einkaufen gehe: Ich habe später nichts zu essen, der Partner oder die Partnerin etc. ist sauer, ich habe höhere Ausgaben fürs auswärts essen gehen, etc.

So erstellt man vorzu immer seine kleinen Business Cases und kann das eigentlich auch schon sehr gut. Einziger Unterschied, man macht diese nicht schriftlich.

Fazit

Business Cases erstellen ist keine Hexerei und der Aufwand für die Erstellung ist in vielen Fällen minim. Das Erstellen eines Business Cases ist immer ein Dürfen und kein Müssen. Von Projekten, welche nur mir geschöntem Business Case durchgeführt werden können, lässt man besser die Finger.

Ein weiterer Vorteil ist die schriftliche Form. Wenn auch noch richtig archiviert, kann später einfach nachvollzogen werden, aus welchen Gründen ein Projekt durchgeführt und aufgrund welcher Fakten entschieden wurde. Somit haben Sie gleich noch einen Nachweis für den Audit-Trail.

Wenn Sie Fragen haben und/oder Unterstützung benötigen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.