Jetzt umsteigen auf Home Office?

Covid-19 hat uns alle gefordert, innert kürzester Frist neue Arbeitswege zu finden: Home Office ist einer davon.

Wenn Home Office etwas Neues für Ihr Unternehmen ist, empfehlen wir, sich bei der Einführung ein paar grundlegende Gedanken vorgängig zum Thema zu machen. Das Ziel dieses Beitrages ist, Sie auf mögliche Herausforderungen und Schwierigkeiten aufmerksam zu machen, um Frustration, unnötige Aufwände zu verhindern und die Ausgaben auf ein Minimum zu beschränken. Wir sind überzeugt, dass der Lockdown eine nachhaltige Auswirkung auf unsere Arbeitsweisen und -wege haben wird. Also auch über die Krise hinaus, denn Convid-2x und die Herausforderungen des Klimawandels werden uns noch länger begleiten. Home Office wird uns also verstärkt beschäftigten.

11 Fragen auf welche Sie eine Antwort haben sollten:

1. Welche Aufgaben können Ihre Mitarbeitenden im Home Office erledigen?
2. Welche dieser Aufgaben sind geschäftskritisch und sichern den Fortbestand des Unternehmens?
3. Wollen Sie, dass Ihre Mitarbeitenden Zugriff auf Ihre geschäftskritischen Daten ausserhalb der Büroräumlichkeiten haben?
4. Welche IT Infrastruktur inklusive Telefonie haben Sie bereits, welche nicht?
5. Welche Home Office Infrastruktur können Sie von Ihren Mitarbeitenden erwarten?
6. Können die Mitarbeitenden aus dem Home Office auf alle benötigten IT Applikationen und sonstige Dokumente zur Erledigung ihrer Aufgaben zugreifen?
7. Wie gedenken Sie die Kommunikation, auch die informelle, innerhalb Ihres Unternehmens zu organisieren?
8. Wie stellen Sie die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden, welche im Home Office arbeiten und den Mitarbeitenden an ihren Arbeitsplätzen sicher?
9. Wie funktioniert Ihr IT Support heute und wie stellen Sie diesen für Ihre Mitarbeitenden im Home Office sicher?
10. Was passiert, wenn Unternehmensdaten verloren gehen oder gestohlen werden?
11. Was kommt nach der Corona Krise, wenn die Mitarbeitenden das Home Office wieder verlassen dürfen und an Ihren Arbeitsplatz zurückkehren?

Die Liste ist bei weitem nicht abschliessend. Wenn Sie bereits Antworten auf die meisten dieser Fragen haben und Sie entsprechend Zeit in die Beantwortung der noch offenen Fragen investieren, sind Sie auf dem richtigen Weg.

Auf jeden Fall sollten Sie basierend auf den Aufwänden und dem zu erwartenden Nutzen sorgfältig abwägen, ob sich diese kurzfristige Investition für Sie lohnt. Und zwar nicht nur um die aktuelle Krise zu überstehen sondern auch den Nutzen der Home Office Option nach der Krise.

1. Welche Aufgaben können Ihre Mitarbeitenden im Home Office erledigen?

Neben der Grösse Ihres Unternehmens ist sicher auch die Komplexität Ihrer Arbeitsabläufe ein wichtiger Faktor. Welche dieser Aufgaben können von Remote erledigt werden, wie erfolgt die Übergabe des eines Arbeitspakets an den nächsten Prozessschritt, mit welchen IT Applikationen und Tools arbeiten Sie, was sind die maximal tolerierbaren Verzögerungen innerhalb eines Prozesses etc.

2. Welche dieser Aufgaben sind geschäftskritisch und sichern den Fortbestand des Unternehmens?

Wenn Sie nun eine Liste dieser Aufgaben besitzen, identifizieren Sie nun die geschäftskritischen Aufgaben und welche davon im Home Office erledigt werden können und wie einfach diese auf Home Office umgestellt werden können, ohne den Geschäftsprozess zu beeinträchtigen. Welche IT Applikationen und Tools werden dazu benötigt?

3. Wollen Sie, dass Ihre Mitarbeitenden Zugriff auf Ihre geschäftskritischen Daten ausserhalb der Büroräumlichkeiten haben?

Es gibt auch Fälle, in denen Sie sicherstellen müssen, dass Ihre Daten nur innerhalb der Schweiz bearbeitet werden dürfen. Mit der Einführung eines Home Office Arbeitsplatzes besteht nun aber plötzlich auch die Möglichkeit, dass Ihre Mitarbeitenden den Heimarbeitsplatz auch auf Reisen/im Ausland benutzen.
Wie stellen Sie sicher, dass von einen Heimarbeitsplatz nicht Ihre kompletter Kundenstamm auf einen USB Stick exportiert werden kann oder vertrauliche Geschäftskorrespondenz auf einem privaten Drucker ausgedruckt wird etc.

4. Welche IT Infrastruktur inklusive Telefonie haben Sie bereits, welche nicht?

Verwenden Sie als Arbeitsstationen Desktop PCs oder Laptops, oder andere Mobile Geräte? Wenn Sie Laptops und Mobile Geräte einsetzen, sind diese bereits auf den Remote-Betrieb ausgelegt? Wieviele Geräte besitzen Sie und wieviele der Geräte können gleichzeitig mit Ihrer Infrastruktur verbunden sein? Steht ausreichend Kapazität zur Verfügung um zusätzliche sichere Verbindungen aktivieren zu können und steht genügend Netzwerk Bandbreite zur Verfügung? Welches sind Ihre kritischen Applikationen? Sind diese auf einen Remote-Betrieb ausgelegt? Ist Spezial HW in Ihren Geschäftsräumlichkeiten vorhanden und müsste auch auf diese Remote zugegriffen werden können? Sind grosse Monitore eine Voraussetzung, dass Ihre geschäftskritischen Anwendungen betrieben werden können? usw.
Es gilt zu beachten, dass viele der benötigten Dinge im Moment nicht sehr einfach beschafft werden können. So sind aktuell zum Beispiel externe Webcams nicht mehr bei den meisten Schweizer Lieferanten an Lager und es wird eine Lieferfrist von 2-4 Wochen angegeben. Das meiste Ihrer IT Hardware wird in Asien produziert und es besteht durchaus die Möglichkeit, dass Sie aufgrund von Produktions- und Lieferengpässen Ihre HW nicht rechtzeitig erhalten werden.

5. Welche Home Office Infrastruktur können Sie von Ihren Mitarbeitenden erwarten?

Sind Ihre Mitarbeitenden überhaupt in der Lage, von zuhause aus zu arbeiten und besitzen sie die nötige Infrastruktur, wie eine Internetverbindung mit ausreichender Bandbreite, Haben Sie genügend Platz, um in Ruhe zu arbeiten und zu telefonieren? Falls Mobiltelefone verwendet werden, besteht eine ausreichende Abdeckung am Wohnort? Und es sollte sichergestellt werden, dass Arbeitsverträge und Anstellungsbedingungen mit einem Home Office Zusatz erweitert werden. 

6. Können die Mitarbeitenden aus dem Home Office auf alle benötigten IT Applikationen und sonstige Dokumente zur Erledigung ihrer Aufgaben zugreifen?

Auf alle Applikation kann vom Home Office aus zugegriffen werden? Nun stellt sich die Frage, ob dem Mitarbeitenden auch alle für seine Arbeiten notwendigen Daten und Informationen auch elektronisch zur Verfügung stehen oder benötigt er/sie Unterlagen aus Ordnern, welche sich in Ihren Büroräumlichkeiten befinden? Müssen Dokumente ausgedruckt, unterschrieben und weitergeleitet werden? Muss gescannt werden oder besitzen Sie noch ein Fax-Gerät? Funktionieren Teamschaltungen und Telefonweiterleitungen auch im Home Office?

7. Wie gedenken Sie die Kommunikation, auch die informelle, innerhalb Ihres Unternehmens zu organisieren?

Bis jetzt haben Sie alle Ihre Mitarbeitenden täglich im Büro, an der Kaffeemaschine, beim Mittagessen etc. getroffen. Das Erteilen von Aufträgen, Abfragen von Statusänderungen und Fortschritten, der Austausch von Informationen (und Befindlichkeiten) passiert mehr oder weniger automatisch. Die allgemeine Stimmung kann wahrgenommen werden ohne viele Wort. Dies ist nun nicht mehr einfach möglich und sollte entsprechend eingeplant und das Auftreten von möglichen Problemen berücksichtigt werden. Darunter dürfte auch die Effizienz anfangs leiden und es muss vermehrt auf Missverständnisse geachtet werden.

8. Wie stellen Sie die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden, welche im Home Office arbeiten und den Mitarbeitenden an ihren Arbeitsplätzen sicher?

Wenn Sie ein kleineres Unternehmen sind, werden Ihre Mitarbeitenden untereinander nicht per Telefon kommunizieren sondern im direkten Gespräch. Verlagern Sie jetzt einzelne oder alle Arbeitsplätze ins Home Office, ist das direkte Gespräch nicht mehr möglich und die Kommunikation läuft nun der Telefon oder E-Mail. Das verlangt ein Umdenken und Umgewöhnen und als Voraussetzung aktuelle Verzeichnisse der Telefonnummern und E-Mail Adressen.

9. Wie funktioniert Ihr IT Support heute und wie stellen Sie diesen für Ihre Mitarbeitenden im Home Office sicher?

Wenn heute beim einem IT Problem der IT Supporter direkt am Arbeitsplatz vorbeischaut oder der Arbeitskollege/die Arbeitskollegin aushilft, benötigen Sie für eine reibungslosen Betrieb einen Remote-Zugriff für Supporter auf die Arbeitsstationen im Home Office.

10. Was passiert, wenn Unternehmensdaten verloren gehen oder gestohlen werden?

Bis anhin mussten Sie sich wenig Sorgen machen, dass Ihre Unternehmensdaten verloren gehen oder gestohlen werden. Das gilt natürlich nur unter der Voraussetzung, Sie erstellen regelmässig Backups und sind ausreichend gegen Cyber Angriffe geschützt.
Mit der Einführung von Home Office verändert sich dies massiv und muss, bevor das Home Office Setup an die Mitarbeitenden übergeben wird, ausführlich behandelt werden.

11. Was kommt nach der Corona Krise, wenn die Mitarbeitenden das Home Office wieder verlassen dürfen und an Ihren Arbeitsplatz zurückkehren?

Nach einem hoffentlich raschen Ende der Corona Krise und der Rückkehr zur Normalität werden Sie damit konfrontiert werden, dass viele Mitarbeitende froh sind, wieder an Ihren Arbeitsplatz zurückkehren zu können. Es wird aber auch einige geben, die Vorteile von Home Office weiterhin regelmässig oder auch nur sporadisch nutzen wollen. Es empfiehlt sich daher vor Einführung klar zu kommunizieren unter welchen Bedingungen das Home Office genutzt werden kann und für welchen Zeitraum. Und wie eingangs erwähnt, wird sich Home Office als "normale" Arbeitsform in die Unternehmenswelt integrieren.
Weiter muss sichergestellt werden, dass alle Akten, Dokumente, etc. egal in welcher Form (Papier, elektronisch) auch den "Weg" zurück ins Büro finden werden. Auch mit Home Office unterliegen Sie weiterhin der Aufbewahrungspflicht was unteranderem auch für die geschäftliche Kommunikation per E-Mail gilt.

Fazit

Die gezielte Auseinandersetzung mit der Einführung von Home Office Strukturen hilft, unangenehme Überraschungen zu vermeiden und langfristig Home Office Strukturen in die Arbeitsprozesse einzuführen. Wir hoffen, Ihnen mit diesem Beitrag geholfen zu haben, wie Sie aus der Not heraus eine Tugend machen können.

Wenn Sie Fragen haben und/oder Unterstützung benötigen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.