Planen oder nicht planen? Irrtum oder Zufall?

Planung ist mehr, als nur den Zufall mit dem Irrtum zu ersetzen!

Mit der Planung ist es so eine Sache. Es braucht Zeit, um diese vorzubereiten und zu erledigen. Dazu kommt, dass zum Zeitpunkt der Planung nicht alle Informationen zur Verfügung stehen. Man triff daher Annahmen basierend auf Erfahrungswerten, Expertisen, Best Practices etc., welche sich nachträglich als zu ungenau oder falsch herausstellen und korrigiert/berichtigt werden müssen. Und man darf sich Sprüche anhören, dass Planung eigentlich nur den Zufall mit dem Irrtum ersetzt.

Haben Sie sich bei der Planung geirrt, ist Ihnen ein Fehler unterlaufen, können Sie anhand Ihrer Planung feststellen was schief gelaufen ist, was hätte anders gemacht werden können, was lernen wir daraus für zukünftige Vorhaben.

Planen bedeutet auch sich vorzubereiten/vorzusorgen und gewappnet zu sein für die termingerechte Umsetzung der geplanten Aktivitäten/Projekte. Dies beinhaltet auch ein Risiko Management und Massnahmen zur Risiko Mitigation.

Voraussetzungen einer zielführenden Planung

• Vorliegen einer übergeordneten Strategie (Geschäft, Funktion) Damit kennen Sie den Rahmen, welche Ziele erreicht werden sollen, wie man die Ziele erreichen will, in welchem Zeitraum und mit welchen Mitteln
• Projektportfolio, um die Prioritäten und Ressourcenallokation einzuteilen
• Übersicht der zur Verfügung stehenden Ressourcen (Finanzen, Personal, Zeit)

Erstellen Sie die Dokumente unter Berücksichtigung Ihrer Firmengrösse, Ihrem Bedarf und der zur Verfügung stehenden Mittel. Wenn alles auf eine Seite passt und die Anforderung abdeckt, dann ist das ausreichend. Solange Sie und Ihr Team die Übersicht behalten und Sie sich an die entsprechenden Planungsprozesse und Zyklen halten, brauchen Sie kein Projektmanagement-Tool.

Was gehört in eine minimale Planung?

• Finanzen (Einnahmen, Ausgaben, Investitionen, Finanzierung, Reserven, etc. Eine Cashflow-Rechnung erhöht die Transparenz der Finanzflüsse und deren Timing)
• (Jahres-)Abschlüsse, Inventur, Ressourcen (ohne Finanzen), Wartungen, BCM Tests, Erneuerungen
• Projekte
• Risiko Management/Risiko Betrachtung

Was sind die Resultate einer erfolgreichen Planung

• Grob- und Detailplanung der Finanzen, aller wichtigen Termine und Aktivitäten, Projekte, Risk Log
• Projektportfolio inklusive der Priorisierung
• Roadmaps

Was es braucht, damit die Planung längerfristig erfolgreich bleibt

• Planungsprozess, regelmässige Meetings, Anpassung der Planung/Replanning, wenn nötig
• Reporting

Fazit

Zögern Sie nicht, noch heute mit Planung oder Überarbeitung Ihrer Planung zu beginnen. Sie beschäftigen sich so regelmässig mit Ihrem Unternehmen, was läuft gut, wieso läuft es gut, was müssen wir unbedingt so lassen, was müssen wir ändern, was fehlt, was ist zu viel.

Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren.